Сбор заявок на банкеты из групп Telegram

Задача

Заявки на банкеты появляются в Telegram-группах ивент-менеджеров. В 4 таких группах были и заявки для ресторана, но банкетный менеджер их не просматривал: половина сообщений там реклама других площадок, ещё половина запросы из других городов, и разбирать этот поток было некогда. Канал простаивал. А в подходящих заявках к тому же часто не хватало деталей: даты, числа гостей или бюджета на человека.

Как это автоматизируется

Робот постоянно читает группы и разбирает каждое сообщение в три шага. Сначала словарные фильтры убирают рекламу площадок, вакансии и болтовню. Затем ИИ достаёт из текста дату, формат, число гостей и бюджет. В конце правила сверяют это с условиями площадки. До ИИ доходят только сообщения, похожие на заявки, поэтому расход на ИИ держится в пределах 5–⁠6 тыс. ₽ в месяц.

Каждая заявка попадает в одну из трёх групп: «Подходит», «Уточнить» или «Не подходит». Менеджеру в чат приходят первые две, карточкой с кнопками. В карточке «Уточнить» сразу перечислено, чего не хватает. Одна и та же заявка из разных групп приходит один раз.

Кнопка «Уточнить» готовит сообщение контактному лицу из заявки, даже если заявку опубликовал кто-то другой. Робот спрашивает только то, чего не хватает, и сразу называет условия площадки: вместимость и минимальный средний чек. Менеджер может поправить текст или отправить его повторным нажатием.

Кнопка «Отклонить» убирает неподходящую заявку, а сама заявка уходит на разбор, чтобы фильтр в следующий раз отсеял такие сам.

Условия отбора (число гостей для банкета и фуршета, средний чек, форматы) меняются в панели управления, без программиста. Новую группу сначала проверяем на сообщениях за последние 14 дней и только потом пускаем поток менеджеру.

Результат

Канал, на который раньше не хватало времени, теперь в работе. Менеджер не листает группы: на весь поток у него уходит около 5 минут в день, на одну заявку около 10 секунд.

Запуск занял неделю. Три дня ушло на разбор процесса и интервью с менеджером, остальное на разработку, тесты и настройку ИИ.

Что дальше

Подключаем ещё до 10 тематических групп. Следующий этап: робот, который сам ведёт переписку с заказчиком, выясняет потребности и отвечает на вопросы вплоть до подписания договора. В сервисе заложена передача заявок в Битрикс24 или amoCRM.